產(chǎn)品規(guī)劃階段-多人協(xié)作，如何才能提高效率？

一、宣講產(chǎn)品目標(biāo)

提到產(chǎn)品目標(biāo)，大家可能都覺得太虛，大部分產(chǎn)品都更加喜歡上來之后就說產(chǎn)品功能，例如我們這次要做一個(gè)問答的功能需要有問答頻道、問答列表、提問彈窗等等，感覺這樣可能更接地氣。然而我認(rèn)為整個(gè)產(chǎn)品規(guī)劃的第一步應(yīng)該是向項(xiàng)目組成員宣講產(chǎn)品目標(biāo)。

首先跟大家同步下 我理解的產(chǎn)品目標(biāo)是能為公司帶來的價(jià)值及為項(xiàng)目組成員帶來的價(jià)值。例如我們這次的產(chǎn)品重構(gòu)，從公司角度上來說其實(shí)是公司業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型的一次重要嘗試，將決定公司接下來5年的發(fā)展甚至有可能改變整個(gè)行業(yè)。這樣讓大家覺得我們是在做一件有意義的事情，精神層面會有成就感。從個(gè)人角度來說，這是一次難得的機(jī)會，可以從頭開始參與一個(gè)全新產(chǎn)品的設(shè)計(jì)，而且業(yè)務(wù)還是如此復(fù)雜，過程當(dāng)中能學(xué)到很多東西。不論是在公司內(nèi)部的發(fā)展還是未來換新工作，這都是一張非常漂亮的成績單。大家可能還是會覺得前面提到的有點(diǎn)雞湯，所以最后要來點(diǎn)接地氣的，比如項(xiàng)目經(jīng)費(fèi)是多少，成功上線之后大家的能分到多少獎金。畢竟大家出來工作大部分都是為了賺錢，先把獎金拋出來會更有動力。

二、明確團(tuán)隊(duì)角色及分工

1、決策者

決策者是產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)的核心人物，然而產(chǎn)品的決策者并不是一個(gè)人。

很多人認(rèn)為老板才是產(chǎn)品的決策者，老板具有最高話語權(quán)。然而產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中有很多的東西需要確定。如果所有的問題都需要老板決定，項(xiàng)目進(jìn)度肯定會有影響。同時(shí)老板并不是專業(yè)做產(chǎn)品的，很多細(xì)節(jié)的問題讓他來決定并不靠譜。而且如果產(chǎn)品設(shè)計(jì)過程中，成員沒有一點(diǎn)決定權(quán)，勢必會打擊大家的積極性。所以需要基于重要程度來分別設(shè)定不同的決策者。

例如產(chǎn)品對應(yīng)的商業(yè)方案肯定是需要老板決策的，然后核心頁面需要產(chǎn)品總監(jiān)決策，之外的其他二級頁面、三級頁面，產(chǎn)品總監(jiān)如果有時(shí)間可以給點(diǎn)調(diào)整意見，但是盡可能放開手讓大家去做。

2、項(xiàng)目經(jīng)理

大部分互聯(lián)網(wǎng)公司內(nèi)部都沒有設(shè)立專門的項(xiàng)目經(jīng)理崗位，很多時(shí)候都是產(chǎn)品經(jīng)理擔(dān)任了。但是一旦涉及到多產(chǎn)品同時(shí)協(xié)作的大項(xiàng)目時(shí)，就一定要設(shè)立這樣的一個(gè)崗位。

項(xiàng)目經(jīng)理需要負(fù)責(zé)控制整個(gè)產(chǎn)品范圍、制定及監(jiān)控項(xiàng)目進(jìn)度、組織溝通會議、協(xié)調(diào)安排項(xiàng)目成員等工作。如果說決策者是對產(chǎn)品負(fù)責(zé)，那項(xiàng)目經(jīng)理就應(yīng)該是對項(xiàng)目負(fù)責(zé)，需要從范圍、進(jìn)度、人員、成本等多方位考慮，以保障項(xiàng)目的成功。

3、會議記錄及整理員

產(chǎn)品規(guī)劃階段，會頻繁的開會溝通，很多想法都是在會上碰撞產(chǎn)生的。但是碰撞的過程大部分都是非常凌亂的，所以為了保證好的想法能最終被記錄下來，每一場會議都必須安排一個(gè)會議記錄及整理員。

注意我說的不是單純的會議記錄員，而是記錄整理員。如果只是把所有會議上的溝通點(diǎn)記錄下來沒有任何意義，因?yàn)榇蠹覜]有時(shí)間把所有記錄的內(nèi)容看一遍 再找有用的點(diǎn)。所以記錄完需要整理，最終出來的文檔里必須要明確的記錄下：會議決議及對應(yīng)的執(zhí)行分工、待決議事項(xiàng)及對應(yīng)的處理方法。

建議每場會議分別由項(xiàng)目組不同的成員來擔(dān)任會議記錄及整理員，畢竟這是一份相對瑣碎的工作長期安排一個(gè)人做，不利于他的成長也不利于團(tuán)隊(duì)和諧。

4、資料整理員

這是一個(gè)項(xiàng)目前期我們忽略的角色，但是到了后期UE設(shè)計(jì)的時(shí)候才發(fā)現(xiàn)少了這個(gè)角色，嚴(yán)重影響了項(xiàng)目進(jìn)度。因?yàn)樾枰O(shè)計(jì)的頁面特別多，時(shí)間很緊，所以基本上是每個(gè)人負(fù)責(zé)幾個(gè)頁面的設(shè)計(jì)，對應(yīng)的UE也都是在自己手里。當(dāng)其中一個(gè)成員請假后，就會發(fā)現(xiàn)他的東西沒人能接手。再就是 因?yàn)檎{(diào)整版本太多，大家每個(gè)人的文檔整理習(xí)慣都不一樣，想要把方案整合到一起特別困難。所以項(xiàng)目執(zhí)行到一半，增加了資料整理員的角色。

資料整理員的工作就是——

1. 每天晚上負(fù)責(zé)把大家當(dāng)前手頭最新的產(chǎn)品方案UE、流程圖等 收集上來；
2. 按照項(xiàng)目文檔的命名規(guī)范 整合在一起；
3. 將整合完畢的資料上傳到項(xiàng)目組的共享空間。

5、產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員

最后就是我們產(chǎn)品經(jīng)理的本質(zhì)角色——產(chǎn)品設(shè)計(jì)人員。這里沒什么需要多說的，只不過作為團(tuán)隊(duì)負(fù)責(zé)人，在分配產(chǎn)品設(shè)計(jì)任務(wù)時(shí) 除了考慮項(xiàng)目的進(jìn)度和質(zhì)量問題，如果可以盡可能多考慮下人員的成長。例如后臺的產(chǎn)品經(jīng)理，如果想嘗試前臺的產(chǎn)品設(shè)計(jì)，請盡可能給予機(jī)會。

三、建立規(guī)范的溝通機(jī)制

對于這一點(diǎn)之前跟很多朋友聊到的時(shí)候，他們都特別不屑。認(rèn)為在前期產(chǎn)品規(guī)劃階段，就是天馬行空的碰撞才會有好的想法，不需要搞什么規(guī)范的溝通機(jī)制，隨時(shí)想到了就隨時(shí)組會討論就行了。我認(rèn)可在產(chǎn)品規(guī)劃階段，確實(shí)不需要設(shè)置太多限制。但是這并不意味著不需要規(guī)范的溝通機(jī)制。

我曾經(jīng)就經(jīng)歷過這種所謂自由開放的項(xiàng)目，領(lǐng)導(dǎo)隨時(shí)想到一個(gè)點(diǎn)就拉著大家一起去開會溝通，然后大家七嘴八舌 開始發(fā)表自己的想法，整個(gè)會議氛圍特別火熱有激情。然后會議開了2個(gè)多月，產(chǎn)品卻沒有一個(gè)基本的雛形，各種各樣的想法，今兒想到了 明兒就忘了或者是明兒就被推翻了。結(jié)果可想而知搞了3個(gè)多月，最后一個(gè)月不得不上線了，只能找各種相似的產(chǎn)品 東抄一點(diǎn)西拼一塊 湊成了新產(chǎn)品推到了線上。

我所謂的規(guī)范的溝通機(jī)制，并非限制大家的思維發(fā)散，而是有目的 有方法的去溝通，盡可能減少無效的溝通。接下來跟大家分享下，我梳理的溝通機(jī)制。

1、建立會議機(jī)制

日會：每天召開一次，建議早上開。會議目的是 回顧昨天的工作情況，明確當(dāng)天的工作計(jì)劃。

周會：每周一次。會議目的是 穿透項(xiàng)目整體進(jìn)度，梳理下周重點(diǎn)工作。

臨時(shí)會議：不定期召開。會議目的不固定，但是會議前必須明確目的。

2、明確會議目標(biāo)

無論什么會議，會議前必須明確會議的目標(biāo)，拒絕無意義的瞎聊。也許在前期這個(gè)目標(biāo)比較大，但是也必須要有，否則大家聊得過程中沒有一個(gè)中心點(diǎn)，會無邊發(fā)散，最后沒有結(jié)果。

3、提前做好準(zhǔn)備工作

與會人員應(yīng)該提前做好相關(guān)的準(zhǔn)備工作，盡可能不要在會上臨時(shí)去找資料。例如當(dāng)前整個(gè)問答模塊進(jìn)行重構(gòu)，需要開會討論下重構(gòu)的方向。參會前需要提前了解到 當(dāng)前的問答功能的邏輯、本次重構(gòu)的目的、當(dāng)前問答模塊的PVUV等數(shù)據(jù)、競品的研究等等。

4、做好過程中的會議記錄

好的想法極難出現(xiàn)，然而在高強(qiáng)度的腦暴過程中又極容易被忘記。所以過程中會議的記錄員需要記錄下過程中的所有相關(guān)點(diǎn)，以備后續(xù)深入擴(kuò)展。

5、必須有明確的會議產(chǎn)出及后續(xù)的工作安排

爭取每一次的會議 至少產(chǎn)出一個(gè)明確的決議以及對應(yīng)的后續(xù)工作安排，以此來保證每一次的會議都是有意義有結(jié)果同時(shí)可落地執(zhí)行的。

四、建立文檔格式、命名規(guī)范、修訂規(guī)則及存檔方式

提到這一點(diǎn)就異常難受，因?yàn)榍捌跊]有梳理，項(xiàng)目過程中導(dǎo)致了大量的時(shí)間浪費(fèi)。例如在設(shè)計(jì)UE過程中，有的人習(xí)慣用Axure，有的人習(xí)慣omnigraffle ,然后有些公共的模塊，就無法復(fù)用，需要重復(fù)做幾遍。后期在跟UI對接的過程中，我們這邊UE的頁面是叫【圈子詳情頁】，然后到了UI那邊就是 叫 【圈子01 】。整套產(chǎn)品大小頁面差不多 200多個(gè)，命名一亂，不僅是要用的時(shí)候找不到，平時(shí)大家交流過程中也很痛苦，經(jīng)常驢頭不對馬嘴。

所以前期一定要建立文檔命名規(guī)范、修訂規(guī)則及存檔方式。每個(gè)項(xiàng)目都不一樣，所以我這套方式僅供大家參考。

1、文檔格式

會議紀(jì)要：所有會議紀(jì)要統(tǒng)一用 思維腦圖 記錄。我們都是統(tǒng)一用的百度腦圖，因?yàn)榭稍诰€共享。

AI信息架構(gòu)：思維腦圖

產(chǎn)品需求清單：Excel表格，表格中注明 對應(yīng)的頁面、需求描述、優(yōu)先級、提出人、當(dāng)前進(jìn)度等等

產(chǎn)品UE：Axure

產(chǎn)品UI：PS

產(chǎn)品PRD：統(tǒng)一維護(hù)到confluence里，然后PRD統(tǒng)一編寫的格式，我們這邊是之前梳理過PRD模板，所以相對來說比較清晰。當(dāng)然有很多時(shí)候項(xiàng)目比較近，可能來不及寫非常細(xì)節(jié)的PRD，但是建議復(fù)雜的邏輯還是最好寫在PRD里，方便后續(xù)測試也為了后來人能更好的了解產(chǎn)品。

2、文檔命名

會議紀(jì)要：項(xiàng)目編號-會議議題(會議時(shí)間)，例如 KPFS-PC前臺操作權(quán)限溝通會(17.10.24)

AI信息架構(gòu)：項(xiàng)目編號-信息架構(gòu)（編制時(shí)間），例如  KPFS-PC前臺信息架構(gòu)(17.10.24)

產(chǎn)品需求清單：項(xiàng)目編號-需求清單（編制時(shí)間），例如  KPFS-需求清單(17.10.24)

產(chǎn)品UE：

注：一個(gè)產(chǎn)品線統(tǒng)一一個(gè)UE文件（包含產(chǎn)品所有的頁面），盡可能不要拆分出多個(gè)文件。如果是多人協(xié)作，可以分別單純出UE，但是每天都需要匯總到一起。如果是頁面實(shí)在太多，整合在一起之后文件太大，可以考慮按功能模塊劃分是幾個(gè)大類，每個(gè)分類下的頁面放在一起文件里。

• 整個(gè)UE文件：項(xiàng)目編號-產(chǎn)品名稱（最新修訂時(shí)間），例如 KPFS-PC前臺UE(17.10.24)
• UE內(nèi)頁面：序號-頁面名稱（最新修訂時(shí)間），例如 01 注冊登錄頁（10.23），下圖我習(xí)慣的UE頁面劃分方式。

產(chǎn)品UI：與UE頁面的名稱保持一致即可

產(chǎn)品PRD：統(tǒng)一維護(hù)到confluence里，然后PRD統(tǒng)一編寫的格式，我們這邊是之前梳理過PRD模板，所以相對來說比較清晰。當(dāng)然有很多時(shí)候項(xiàng)目比較近，可能來不及寫非常細(xì)節(jié)的PRD，但是建議復(fù)雜的邏輯還是最好寫在PRD里，方便后續(xù)測試也為了后來人能更好的了解產(chǎn)品。

3、修訂規(guī)范

A 如果是小范圍的修訂，則將原內(nèi)容用刪除線注釋掉，然后將后面寫上新內(nèi)容。同時(shí)在文檔頂部修訂記錄內(nèi)寫明本次修訂的內(nèi)容、時(shí)間、修訂人以及修訂原因。例如PRD里的需求調(diào)整，可以參考下圖：

B 如果是大范圍的調(diào)整，將原內(nèi)容保留但是要注明已失效，重新編寫一份文檔。

所有修訂的內(nèi)容，一定要第一時(shí)間告知項(xiàng)目組所有人，避免因?yàn)樾畔⒉粚Φ葘?dǎo)致大量無效的工作。

4、存檔方式

存檔方式可以因項(xiàng)目不同隨時(shí)調(diào)整，我一般習(xí)慣的是 按文檔類型先做一級分類，例如UE、UI、會議紀(jì)要這是大類，然后每個(gè)一級分類下 再按時(shí)間做二級分類。因?yàn)榍懊婷總€(gè)文件的命名規(guī)則已經(jīng)訂好，所以直接按對應(yīng)分類進(jìn)行存檔就可以了。下圖我個(gè)人比較喜歡的存檔方式：

項(xiàng)目過程中產(chǎn)生的所有文檔，一定要記住存檔。千萬不要以為這版內(nèi)容已經(jīng)被推翻了就直接刪掉，因?yàn)榇骲oss很有可能看完了5版產(chǎn)品UI，后來覺得還是第一版最好。而且每一版內(nèi)容都是大家花心思琢磨出來的，即使在這個(gè)項(xiàng)目沒有用了，未來也有可能會用到。

五、制作標(biāo)準(zhǔn)元件庫

很多產(chǎn)品需求梳理明白后就開始著手畫具體頁面的UE。經(jīng)常畫著畫著 想起來這個(gè)模塊 之前畫過，然后就回去找之前的UE打開然后復(fù)制過來。而如果是多人協(xié)作的情況下，其他人不知道之前有過這個(gè)頁面，又會重新畫一遍。這樣不僅浪費(fèi)時(shí)間，還會導(dǎo)致同一模塊出現(xiàn)不同的效果。

為了避免這種情況發(fā)生，建議大家在UE設(shè)計(jì)、UI設(shè)計(jì)、前端開發(fā)、接口開發(fā)等協(xié)作過程中，提前梳理出通用的標(biāo)準(zhǔn)元件庫供大家使用。

六、搭建信息共享體系

這里其實(shí)就是想跟大家分享我常用的一些共享軟件，便于大家信息共享。

1. 百度腦圖：我們所有腦暴過程中的會議紀(jì)要都是記錄在百度腦圖上，然后共享給項(xiàng)目組所有人。
2. Processon：一個(gè)在線協(xié)作繪圖平臺,支持在線創(chuàng)作流程圖、思維導(dǎo)圖、BPMN、UML圖、UI界面原型設(shè)計(jì)、iOS界面原型設(shè)計(jì)等。我一般習(xí)慣用來畫流程圖，因?yàn)镸ac沒法裝VISIO，使用還挺方便，同樣也可以直接共享出去。
3. 一起寫：云端基礎(chǔ)辦公軟件,支持多人協(xié)作編輯文檔、表格。這個(gè)特別好用，例如每周匯總大家每個(gè)人的工作進(jìn)度時(shí)，直接把周報(bào)模板丟上去，大家在線維護(hù)下各自的內(nèi)容就OK了。我把這個(gè)介紹給部門小助理后，她使用后說至少減少了她原來10%的工作量。例如年底為了給大家父母寄新年禮物，需要統(tǒng)計(jì)大家的家庭住址。之前都是每個(gè)人單獨(dú)給她一份，然后她再匯總為EXCEl。用了一起寫，只需要把人員名單導(dǎo)進(jìn)去，大家每個(gè)人在自己的那一行寫下地址就可以了。
4. 奇妙清單：一款todolist軟件，比較適合小范圍的項(xiàng)目管理，例如產(chǎn)品團(tuán)隊(duì)的任務(wù)分配及定時(shí)提醒。使用特別方便，隨時(shí)想到隨時(shí)就可以記錄下來，再也不用擔(dān)心遺漏需求點(diǎn)了。
5. confluence：這個(gè)不多說了，非常好用的一款產(chǎn)品PRD在線編輯軟件。強(qiáng)烈推薦大家使用
6. JIRA：和confluence是同一家公司的產(chǎn)品，用于開發(fā)測試過程中的任務(wù)管理。同樣強(qiáng)烈推薦使用

無論用什么共享軟件，也不能代替人與人之間的直接溝通。所以多團(tuán)隊(duì)協(xié)作過程中，大家一定要記得多問多交流。