看騰訊設(shè)計(jì)師如何進(jìn)行內(nèi)部溝通

設(shè)計(jì)師們經(jīng)常會(huì)被問到一個(gè)問題“這個(gè)XXX幾天能做完？”面對(duì)這個(gè)問題，設(shè)計(jì)新手可能就會(huì)直接回答天數(shù)，但是一名資深的設(shè)計(jì)師卻會(huì)根據(jù)頁面的難度，反稿的次數(shù)來具體決定天數(shù)。今天，小編來帶大家盤點(diǎn)一下，騰訊的資深設(shè)計(jì)師是如何回答這個(gè)問題的~

 

一、怎樣的工作量評(píng)估結(jié)果算是準(zhǔn)確的、好的評(píng)估結(jié)果？

好的工作量評(píng)估，必須建立在對(duì)當(dāng)前參與項(xiàng)目的實(shí)際情況有全面了解、有足夠清晰的看法的基礎(chǔ)之上。評(píng)估的結(jié)果必須成為整個(gè)項(xiàng)目可控的基礎(chǔ)，可以給項(xiàng)目負(fù)責(zé)人（在我們公司通常是項(xiàng)目經(jīng)理或者產(chǎn)品經(jīng)理——我們的產(chǎn)品經(jīng)理們通常一定程度上兼職了一些項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)）制定合理的計(jì)劃提供可靠的依據(jù)。

參考一些統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，一個(gè)工作量評(píng)估良好的項(xiàng)目，某些單個(gè)的任務(wù)評(píng)估值難免會(huì)和最終執(zhí)行結(jié)果產(chǎn)生偏差，但最終結(jié)果始終在評(píng)估范圍左右，并且隨著項(xiàng)目的進(jìn)行，評(píng)估的范圍是可以越來越小的。項(xiàng)目的進(jìn)程是可以預(yù)測(cè)并且整體可控的。如下圖：

△ 評(píng)估結(jié)果良好的項(xiàng)目過程的數(shù)據(jù)比較圖

下圖是一個(gè)評(píng)估結(jié)果較差并且有低估傾向的項(xiàng)目工作量評(píng)估過程的參考數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)，這個(gè)項(xiàng)目一直處于工作量被低估的狀態(tài)，并且評(píng)估的范圍太窄以致于實(shí)際進(jìn)度始終沒有在評(píng)估的范圍內(nèi)。

△ 不好的工作量評(píng)估過程的數(shù)據(jù)比較圖

不準(zhǔn)確的工作量評(píng)估，往往直接導(dǎo)致依據(jù)其制定的項(xiàng)目計(jì)劃失去實(shí)際意義，項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)程總是偏離計(jì)劃的軌道，項(xiàng)目進(jìn)程經(jīng)常處于難以預(yù)測(cè)、不可控的狀態(tài)，這對(duì)項(xiàng)目管理者來說是非常糟糕的。

工作量評(píng)估的不準(zhǔn)確而導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度不可控，對(duì)于整個(gè)項(xiàng)目來說非常不利且不說，對(duì)于本人來說，你很可能成為眾矢之的，經(jīng)常被合作伙伴們催進(jìn)度，責(zé)怪不給力的感覺肯定非常不好吧？如果你正有「為什么我工作量評(píng)估總是不太準(zhǔn)？」這樣的困擾，看看下面這些分析是不是會(huì)對(duì)你有所幫助。事實(shí)上我個(gè)人建議大家在工作量評(píng)估的時(shí)候，必須回避掉這些不合理的做法。

二、為什么我評(píng)估的工作量總是不太準(zhǔn)確？

1. 工作量評(píng)估不準(zhǔn)確的罪魁禍?zhǔn)祝旱凸?/span>

罪魁禍?zhǔn)拙尤皇堑凸溃坎皇歉吖烂矗?/span>

大多數(shù)人都這樣認(rèn)為，如果你給一個(gè)開發(fā)者5天時(shí)間去做一件4天就能完成的工作，他必然會(huì)去尋找一些別的事情來把多出來的一天用掉；如果你給一個(gè)項(xiàng)目組6個(gè)月時(shí)間來完成4個(gè)月就能完成的項(xiàng)目，他們同樣會(huì)找到辦法來把多出來的2個(gè)月用掉；時(shí)間評(píng)估的多了，怎么樣都有辦法可以用掉（或者直白點(diǎn)：浪費(fèi)掉）！老板們總是希望大家花越少的時(shí)間干越多的活，他們也深知大家的這點(diǎn)花花腸子，所以他們往往都希望通過擠壓評(píng)估的時(shí)間來避免這個(gè)現(xiàn)象。

當(dāng)然還有一些人認(rèn)為如果給了太多的時(shí)間，開發(fā)人員往往會(huì)把任務(wù)放到后面來開展（每個(gè)人都有一點(diǎn)小小的拖延癥），這樣他們到最后還是匆匆忙忙的完成甚至無法按時(shí)完成任務(wù)。這些擔(dān)憂都是正確的，而且也是客觀事實(shí)，但是在開發(fā)過程中，工作量高估的代價(jià)卻是線性的可控的，頂多就是浪費(fèi)掉多估出來的那些時(shí)間。你可以回頭看下上面的兩張參考圖，高估的結(jié)果起碼實(shí)際進(jìn)度會(huì)一直落在評(píng)估的范圍之內(nèi)，是可以預(yù)測(cè)、可控的。

反倒是工作量低估的壞處更加厲害。低估的代價(jià)是非線性的不可控的。工作量評(píng)估不準(zhǔn)造成計(jì)劃5%-10%的延遲還不算太大問題，但是大多數(shù)時(shí)候這樣偏低的評(píng)估造成的可能是100%以上的偏差，基本上基于這樣的評(píng)估結(jié)果來制定的計(jì)劃就是在「我猜，我猜，我猜猜猜！」，已經(jīng)失去實(shí)際意義。

大家都知道完整的項(xiàng)目工作是環(huán)環(huán)相扣的，你所在的項(xiàng)目環(huán)節(jié)往往還有上下游的環(huán)節(jié)，你依賴上游的進(jìn)度，你的下游依賴你的進(jìn)度。你把三天的工作量評(píng)估成兩天，你的下游肯定是計(jì)劃兩天后就要介入的。結(jié)果你實(shí)際上必須得花三天才能完成！你下游的計(jì)劃，亂了吧？你下游的下游的計(jì)劃也跟著亂了吧？是不是差不多整個(gè)項(xiàng)目計(jì)劃都可能跟著一起亂了？一群人可能就要指責(zé)你了，為什么延期！！其實(shí)并不是你實(shí)際工作不給力，只是因?yàn)槟愕凸懒斯ぷ髁俊?/span>

由于低估帶來的計(jì)劃延期等問題在管理規(guī)范的團(tuán)隊(duì)里面需要進(jìn)行延期原因分析、影響評(píng)估、計(jì)劃變更評(píng)審等等相關(guān)工作，這些工作所需要代價(jià)疊加起來往往是非線性增長的。

反過來想一下，如果你這三天的工作量，高估了一點(diǎn)估成了3.5天，即便是多費(fèi)了半天時(shí)間，但是后續(xù)的計(jì)劃基本上還是都可以跟上的。不是鼓勵(lì)你高估工作量，只是你必須知道低估造成的危害往往更大！所以不要有目的的去低估，更不要盲目的樂觀！低估的代價(jià)比高估的代價(jià)更高，我們的程序猿往往還是樂觀主義者更多，往往給出的評(píng)估值就已經(jīng)是較少的時(shí)間和成本了，如果再刻意壓低評(píng)估值，一定適得其反。這一點(diǎn)，我覺得除了各位一線的開發(fā)人員必須知道之外，項(xiàng)目管理的負(fù)責(zé)人更必須知道，不要盲目的、刻意的要求開發(fā)哥哥壓低他們合理的評(píng)估值！評(píng)估值低了，并不等于你的實(shí)際進(jìn)度就真的可以更快了。

2. 工作量評(píng)估不準(zhǔn)確主要原因之二：拍腦袋

拍腦袋，大家都懂什么意思了。評(píng)估工作量的過程中拍腦袋的表現(xiàn)就是即興估算，根據(jù)個(gè)人記憶、印象，在未仔細(xì)考慮前就給出的看似思考分析過的評(píng)估結(jié)果。因?yàn)閭€(gè)人記憶常常出現(xiàn)錯(cuò)誤，比如并不是記住項(xiàng)目的實(shí)際結(jié)果而是評(píng)估值或者是直覺，所以這種評(píng)估也常常出現(xiàn)錯(cuò)誤。根據(jù)某位大牛實(shí)驗(yàn)收集的24組人員的即興評(píng)估數(shù)據(jù)，并對(duì)即興評(píng)估的平均誤差和經(jīng)過小組評(píng)審的評(píng)估結(jié)果的平均誤差進(jìn)行比較，見下圖：

△ 即興評(píng)估與評(píng)審過的評(píng)估的平均誤差比較圖

可見一般的即興評(píng)估的平均相對(duì)誤差量為67%，而一般評(píng)審過的估算的誤差只有30%，只有前者的一半。所以不要拍腦袋，即使只用15分鐘坐下來查查以前的記錄的數(shù)據(jù)再進(jìn)行估算也會(huì)更加準(zhǔn)確些。

想一想，產(chǎn)品經(jīng)理或者項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常問：這個(gè)需求很簡(jiǎn)單的，一天就能搞完是不是？或者：這個(gè)需求很簡(jiǎn)單，你幫忙看下多久能搞完？你這個(gè)時(shí)候拍腦袋了嗎？吞過拍腦袋造成的苦果嗎？冷靜一點(diǎn)，建議你不太能確定的情況下一定不要拍腦袋回答他，完全可以說：等我先仔細(xì)評(píng)估下，稍后答復(fù)你怎么樣？

避免拍腦袋評(píng)估出不合理的工作時(shí)間，是對(duì)自己負(fù)責(zé)，更是對(duì)項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度和質(zhì)量保證負(fù)責(zé)。

3. 工作量評(píng)估不準(zhǔn)確主要原因之三：遺漏工作

看看下面張表，是不是有些工作（比如紅線圈出的部分）你開始根本沒想到要評(píng)估到你的工作量當(dāng)中去？ 往往就是這些漏網(wǎng)之魚造成你的評(píng)估值偏小，導(dǎo)致項(xiàng)目計(jì)劃不合理而常常延期。

△ 正確的工作量分解示意圖

想想你在評(píng)估工作量的時(shí)候，有沒有直接只評(píng)估項(xiàng)目的主要任務(wù)分解出來的那部分？是不是沒有考慮一些前期的準(zhǔn)備工作、公共的工作，也沒有包括后期的聯(lián)調(diào)優(yōu)化、產(chǎn)品體驗(yàn)、測(cè)試所需的時(shí)間？ 實(shí)際上這些前后期的工作都是必不可少的，往往還都是工作量的大頭，評(píng)估的時(shí)候沒考慮進(jìn)去，得到的計(jì)劃一定沒個(gè)準(zhǔn)。

一定程度上我們甚至可以說遺漏工作是導(dǎo)致工作量低估的罪魁禍?zhǔn)?！也就是禍?zhǔn)字械牡準(zhǔn)?，很可怕。從這個(gè)角度來看認(rèn)真、全面的了解需求和分解任務(wù)非常重要。

三、準(zhǔn)確評(píng)估工作量的正確姿勢(shì)

知道了評(píng)估工作量的三大誤區(qū)之后，我們不難反推，正確的評(píng)估姿勢(shì)就是：先做好充分的工作量分解，在不遺漏工作的前提下，對(duì)每個(gè)分解出來的子任務(wù)合理評(píng)估工作量。所謂的合理評(píng)估量就是不拍腦袋，不刻意低估也不刻意高估。

說起來容易，做起來難。難點(diǎn)有二：

• 首先是如何充分分解，不遺漏工作。
• 其次是如何合理評(píng)估，即不拍腦袋，也不低估、高估。

1. 先說怎樣充分的工作分解

通常我們使用的方法叫 WBS，工作分解結(jié)構(gòu)：

△ WBS工作結(jié)構(gòu)

如下圖示例：

△ 示例

但并不是到這一步就可以開始評(píng)估工作量了。嚴(yán)格意義上講，我們這里分解出來的工作包應(yīng)該是名詞，不是動(dòng)詞。還需要識(shí)別和定義為實(shí)現(xiàn)工作包而進(jìn)行的活動(dòng)，如下：

△ 識(shí)別和定義為實(shí)現(xiàn)工作包而進(jìn)行的活動(dòng)

定義活動(dòng)的過程，我們要生成一個(gè)活動(dòng)清單為了確保活動(dòng)的定義也是正確、充分的，你可能還得先知道，活動(dòng)其實(shí)有三種主要類型，除了獨(dú)立型活動(dòng)，往往還有許多相關(guān)的依賴型活動(dòng)、支持型活動(dòng)，千萬不要忽略了，如下圖：

△ 活動(dòng)類型

2. 再說如何科學(xué)理性的評(píng)估工作量

活動(dòng)清單制作完成后，就可以逐個(gè)活動(dòng)來評(píng)估它的工作量了。既然不能拍腦袋，那肯定有一些比拍腦袋更可靠的方法要介紹給大家：

△ 評(píng)估工作量

其中幾種方法分別簡(jiǎn)單介紹如下：

類比估算

△ 評(píng)估方法

參數(shù)估算

△ 評(píng)估方法

參數(shù)估算的特點(diǎn)是：

基于歷史數(shù)據(jù)和項(xiàng)目參數(shù)，如單價(jià)、單位時(shí)間的工作量等。 評(píng)估的準(zhǔn)確性取決于參數(shù)模型的成熟度和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的可靠性。 通常適用于重復(fù)性工作。

三點(diǎn)估算

△ 評(píng)估方法

三點(diǎn)估算的合理性在于，它估算出來的結(jié)果是符合統(tǒng)計(jì)學(xué)規(guī)律的，評(píng)估結(jié)果的準(zhǔn)確性基本上有保障。但前提在于最悲觀、最可能和最樂觀三種情況的評(píng)估都是相對(duì)比較可靠的。往往對(duì)于最悲觀、最樂觀、最可能三種情況給出的評(píng)估值，我們都是采用類比估算或者參數(shù)估算得出來，所以實(shí)際上三點(diǎn)估算是一種綜合的估算方法，比較好理解，可靠性也比較高，是我們實(shí)際工作當(dāng)中推薦大家嘗試去使用的方法：

△ 方法合理性

實(shí)際工作中怎么用三點(diǎn)估算，我們的做法其實(shí)就是一個(gè) excel 的估算表格，不要想的太復(fù)雜：

△ 估算表

表中工時(shí)估算結(jié)果這一列是用工式自動(dòng)根據(jù)前面三列估算結(jié)果計(jì)算出來的。

儲(chǔ)備分析

然而，即便是我們推薦了一些系統(tǒng)性的方法來盡量避免遺漏工作點(diǎn)，避免拍腦袋造成的評(píng)估不準(zhǔn)確，但是實(shí)際工作當(dāng)中總是變化多于不變，總是會(huì)有一些我們一開始難以預(yù)料的因素導(dǎo)致考慮不周全。我們把這些可能影響計(jì)劃的不確定因素叫做風(fēng)險(xiǎn)。

風(fēng)險(xiǎn)，簡(jiǎn)單來說可以分為三類：

一種是可以預(yù)測(cè)的異常情況，同時(shí)也能預(yù)測(cè)這種情況發(fā)生的概率，且一旦它發(fā)生會(huì)對(duì)工作計(jì)劃產(chǎn)生多大的影響。比如，預(yù)測(cè)有很大概率產(chǎn)品經(jīng)理可能三天后會(huì)增加一個(gè)需求點(diǎn)（雖然他現(xiàn)在還沒有提），一旦增加這個(gè)需求點(diǎn)，將導(dǎo)致增加一天的工作量，原定項(xiàng)目計(jì)劃將延期一天。我們把這樣的風(fēng)險(xiǎn)叫已知 – 已知風(fēng)險(xiǎn)。這種情況，推薦你先直接把預(yù)測(cè)到會(huì)增加的這一天工作量直接評(píng)估進(jìn)去，并跟相應(yīng)的產(chǎn)品或者項(xiàng)目經(jīng)理說明。

一種是可以預(yù)測(cè)到的異常情況，但是不知道他發(fā)生的概率到底有多大，也不能預(yù)測(cè)它如果真的發(fā)生了，會(huì)對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生多大的影響。我們把這樣的風(fēng)險(xiǎn)叫已知 – 未知風(fēng)險(xiǎn)。我們推薦的做法是有一些風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別示例來給大家做參考，示例中的風(fēng)險(xiǎn)往往是實(shí)際項(xiàng)目當(dāng)中比較容易發(fā)生的，但在當(dāng)前的具體項(xiàng)目中，發(fā)生的概率其實(shí)不好預(yù)測(cè)。如下圖：

△ 技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于這類風(fēng)險(xiǎn)，通常推薦的做法是，項(xiàng)目管理者在整個(gè)項(xiàng)目工作量評(píng)估的基礎(chǔ)之上，留一定比例的「應(yīng)急儲(chǔ)備」，這個(gè)比例往往是根據(jù)以往的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)值來設(shè)置的。比如某個(gè)項(xiàng)目評(píng)估的總工作量是10個(gè)人日，以往的經(jīng)驗(yàn)值是需要5%的應(yīng)急儲(chǔ)備，那最后給出的評(píng)估工作日應(yīng)該是10.5個(gè)人日。一線開發(fā)人員實(shí)際評(píng)估工作量的時(shí)候，如果采用的是三點(diǎn)估算，也就是已經(jīng)考慮了最悲觀的情況（最悲觀情況本身就包含一些不利影響因素的），不應(yīng)該再自行增加應(yīng)急儲(chǔ)備。

還有一種是完全未知的風(fēng)險(xiǎn)，基本上是想都沒想到，以前的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)當(dāng)中也沒有發(fā)生過的異常事件，更無法預(yù)測(cè)它一旦發(fā)生會(huì)對(duì)工作進(jìn)度產(chǎn)生什么樣的影響，我們管它叫未知 – 未知風(fēng)險(xiǎn)。這類風(fēng)險(xiǎn)，通常的做法是項(xiàng)目管理者要有一個(gè)管理儲(chǔ)備，也是一定比例的預(yù)留時(shí)間，比如10%。對(duì)于一線開發(fā)人員評(píng)估工作量的時(shí)候可以忽略這種情況。

三種風(fēng)險(xiǎn)的應(yīng)對(duì)策略，總結(jié)如下圖：

其中關(guān)于應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備，主要是項(xiàng)目管理者應(yīng)該主要關(guān)心的，直接一點(diǎn)說或者也就是預(yù)留一些緩沖時(shí)間（實(shí)際上，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人和更高層的決策者不單要考慮工作量，還要考慮成本等更綜合的因素，他們的應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備，往往不單是有時(shí)間的儲(chǔ)備，還可能有人力的儲(chǔ)備、資金的儲(chǔ)備）

四、總結(jié)

綜合來說，充分的工作分解、科學(xué)理性的任務(wù)評(píng)估再加上合理的儲(chǔ)備分析，最后得出來的一個(gè)總的工作量評(píng)估會(huì)是一個(gè)相對(duì)合理、可靠的結(jié)果。在此基礎(chǔ)上制定的工作計(jì)劃更加合理可控。

這里還有一點(diǎn)需要提示的是，可以注意到前面介紹的方法，大多數(shù)是依賴于歷史經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的總結(jié)，比如類比估算和參數(shù)估算都是需要有過去類似項(xiàng)目的相關(guān)數(shù)據(jù)可以參考的；三點(diǎn)估算的三種情況的評(píng)估值其實(shí)也依賴于歷史項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)值；儲(chǔ)備分析當(dāng)中，適用于當(dāng)前團(tuán)隊(duì)的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別示例，是要團(tuán)隊(duì)或者自己去慢慢識(shí)別和積累的；應(yīng)急儲(chǔ)備和管理儲(chǔ)備的比例值應(yīng)該是多少，也依賴于歷史項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)值。

所以每經(jīng)歷一個(gè)項(xiàng)目，做項(xiàng)目總結(jié)時(shí)候都有必要有針對(duì)性的做一些相關(guān)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)總結(jié)，提煉一些關(guān)鍵數(shù)據(jù)沉淀下來供團(tuán)隊(duì)后續(xù)的項(xiàng)目來做參考。往往是越成熟的團(tuán)隊(duì)，這塊工作做的越好，并且因此它對(duì)項(xiàng)目的把控能力也會(huì)越來越強(qiáng)。

不知到這里，你已經(jīng)了解到合理評(píng)估工作量的正確姿勢(shì)了嗎？